チーム作業でGoogle ドキュメントが便利だ

[最終更新] 2018年6月17日

コミュニケーションツールとして生きたドキュメントを作る – 或る阿呆の記」の記事で、複数人で一つのファイルをあれこれ編集していることを書いた。そのためのツールとして、Googleドキュメントを利用している。

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共同編集のため必要十分

Google ドキュメントは、チームでの共同編集をするうえで必要にして十分な機能が備わっている。ちょっと触っただけでも、以下のような点が便利だとわかる。

  • すべての人の変更がリアルタイムに反映される
  • コメントがつけやすい
  • 画像の作成も手軽
  • アドオン使えば大技も

リアルタイムに変更が反映されるのは、初めて見ると皆「おぉっ」となる。他人のカーソルがピコピコしているのを見ると、ちょっとしたオンラインゲームをしているようでなんとなく楽しい。

使っていて特に便利だなと思ったのは、コメント機能だった。コメント機能自体はもちろん他のワープロソフトにもあるのだけれど、コメントされたらメールが飛んできたり、slackと連携させていたらslackから通知が来たりするので、気づきやすく、さらに返信機能、終わったら解決ボタンをクリックで完了、という一連の流れが、非常に使いやすかった。

ドキュメントに手を入れるのはちょっと、という人でも、コメントくらいは残せるだろうから、参加も促しやすいと思う。

ちょっとした画像であればGoogle ドキュメント内で編集できて、これもリアルタイムに反映されるから、ビジュアルに訴えかける必要がある作業も、共有しやすい。

まぁ機能的には、さすがにスタンドアロンで歴史もあるMS WordやLibreOffice Writerのようにはいかず、たとえば見出し番号をつけるとか、画像にキャプションをつけるとか、ちょっとしたことができない、なんてのもある(見出し番号はcssで頑張ったらできる)が、長大なドキュメントでなければ、まぁなけりゃないで困らない。皆で編集するドキュメントは、あまり長すぎてもいけないだろうし、これくらいの機能に絞ったほうがよいのかな、とも思う。

とはいえ、アドオンを使うとけっこうな大技がサクッとできることもある。個人的に嬉しかったのはコードのシンタックスハイライトだった。「Google ドキュメントでコードをシンタックスハイライト – 或る阿呆の記」の記事でも取り上げたけれど

コードのシンタックスハイライト

この表示がさっとできるのはちょっと感動した。昔Wordで頑張ってスタイル作っていたのが阿呆みたいだ。

ということで、Google ドキュメントはチームで使うドキュメントの作成にとても良いものだった。

MS Wordについて

ところでワープロソフトといえば、忘れてはいけないのがMicrosoft Wordで、最近はMSもコラボレーションに随分力を入れて開発しているようだから(「Word 文書でリアルタイム共同編集によりコラボレーションする – Office サポート」)、同じようなことはできるのかもしれない(金かかるけど)。そもそも、Wordとか高いし重いしできる限り使いたくないとかは置いといて、ネームブランドは当然Wordのほうがあるので、金払ってもいいなら検討に値するとは思う。

しかし、共同編集をメインの目的とすると、Wordのブランドが足枷になってしまうような気がする。Wordはほとんどの人に(たとえ嫌いでも)使用経験があるので、Wordはこういうもんだ、という先入観が働いてしまって、Wordを使ったチーム作業、というのは非常に説明しづらいように思う。

皆が皆最新のWindowsで最新のWordを使っているわけでもないし。既にサポートが終わっているMS Office 2003を頑なに使い続けているお人さえなお存在するのが現実(事故にあったことがないからこれからも事故に合わないという理論の持ち主である…なんなら事故っても使い続けるかもしれない)。

そこへいくと、Google ドキュメントという新しいツールならば、「まぁこれはこういうもんらしい」という理解が得られやすいのではなかろうか(だいたいこういうツールを使う上で、現場に立ちはだかる最大の難関は、皆の理解と協力を得ることだろう)。

まぁそもそも、共有機能はサブスクリプション版限定のようなので、Wordは永続バージョンを買うものだ、という固定観念を打ち崩すこと自体がたいへん難しい気がする。それがなかなか思うように進まなくて、MSも困っているのだろうし。

そうこうしている間に、少しずつGoogle ドキュメントが牙城を侵食していくのかもしれない。

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