初学者による電子帳簿保存法のメモ

例によってしがないエンジニアが経理の勉強をして同じエンジニア仲間に知見共有するためのメモ。まぁでも今後経営することもあるかもしれないし。その際には財務諸表や法人税、消費税の仕組みと一緒に学ぶべきものの一つがこの電子帳簿保存法。まぁ経営しなくても、「会社の経理システムにつくあのタイムスタンプなんやねん」の謎の大元などがわかるかもしれない。

目次

電子帳簿保存法とは何か、なぜ学ぶ必要があるか

電子帳簿保存法は、法人税や所得税にかかる帳簿書類について、一定の要件に基づいて電磁的に保存できる、とするもの。つまり従来通り紙での保存でも良い。ただし、後述する電子取引は電磁的な保存が義務となっている。また、現実的に紙で全部保存するのはたいへんで、コンピュータで管理できるならそのほうがよい。また、青色申告の要件にもなっており、特に個人事業主においては青色申告特別控除65万になるための必要要件でもある。

ということで、普通の企業や事業主は現実的に対応する必要がある。また、例によって色々とややこしい。元々1998年に施法されていたのを、2022年に一部要件を緩和して義務化したという流れのようだ。まぁつまり現実的に使いづらい要件だったんだろうが、一部緩和したところで元がそれなのでお察しといったところか。

電子帳簿保存法には3つの区分があり、以下をそれぞれ見ていく。

  1. 電子帳簿保存
  2. スキャナ保存
  3. 電子取引

電子帳簿保存

決算書類などの国税関係の書類について、自分で最初からコンピュータで作成したもの。電子帳簿には優良な電子帳簿とその他の電子帳簿の2種類があり、優良な電子帳簿は青色申告特別控除65万を受けるのに必須要件となっている。優良な電子帳簿については国税庁から「優良な電子帳簿の要件|国税庁」にフローチャートが出ている。なお優良な電子帳簿は事前に届出がいる。

以下に書いていくがけっこう厳しい。これらの要件を満たした会計ソフトはJIIMA認証を受けているので、そういうソフトを使って管理するのが現実的だろう。

電子帳簿ソフト法的要件認証製品一覧 | JIIMA認証制度 | JIIMA 公式サイト

うーん利権の香り。

要件

フローチャートを箇条書きになおした感じだが

  1. システム関係書類等(要はマニュアル)がある
  2. 見読可能性がある(保存場所にディスプレイやプリンタ等があり出力できる)
  3. システム要件
    • 訂正削除履歴の保存等
    • 帳簿間の相互関連性
      • 要はIDとかで取引がシステム間で追えるかとかそんな感じっぽい
    • 検索機能の確保

特に検索機能の要件が厳しい。

検索機能

検索機能は以下が必要。

  1. 取引年月日、取引金額、取引先により検索ができる
  2. 日付又は金額の範囲指定により検索ができる
  3. 2以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索ができる

ただし、税務職員の求めに応じてデータをダウンロードして渡せれば、2,3はなくてもよいとされる。

スキャナ保存

紙の書類をスキャンして保存するやつ。区分として

  1. 重要書類: 資金やモノの流れに直結するもの。契約書とか
  2. 一般書類: ↑直結しないもの。見積書とか
  3. 過去分重要書類

があり、それぞれ扱いが異なる。重要書類は2ヶ月+7日以内(事務処理規程がある場合。国税庁にテンプレあり)に入力しないといけないとか、タイムスタンプを付与しないといけないとか、けっこう要件が厳しいのでフツーに紙のまま保存したほうがいい説もある。タイムスタンプは、コレは一般財団法人日本データ通信協会とかいうまたアレな団体の定めた基準を満たしたものとされる。平たくいうとお墨付きを受けた業者に頼まないといかんのだろう。

会社のシステムで領収書のタイムスタンプというのがどうしても解せなかったのだが、あーこれなのかと思った。取引日時とか普通領収書にかいとるやろがいと思ったが、入力期間とタイムスタンプの制約があるというわけだな。うーんいやいらんやろ。。。

なお改竄が発覚した場合、重加算税で35%に10%が追加される。なんか電子だったらやりたい放題だと思ってるんだろうか。

電子取引

最初から電子的にやりとりした所得税、法人税に関するデータの書類は保存しなければならない。義務。つまり、ECサイトとかで電子的にしか発行されていない領収書は電子的に保存する義務があるということ。

そしてその保存には、例によって要件がある。真実性と可視性だ。

真実性

s印実勢とは何かだが、要はタイムスタンプが付与されたデータになる。タイムスタンプはもちろん例のあれ。もしくは訂正・削除の履歴が残るシステムでもよいらしい。が、それよりも、事務処理規程を定めてそれを遵守する、でも良いとのこと。なんだそりゃ。事務処理規程は国税庁にテンプレあり。

参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁

可視性

見読可能性と検索要件。この検索要件は日付と金額と相手方の組み合わせなど、なかなか厳しい。これも例によってJIIMA認証を満たしたソフトウェアを使っていればよい。

ただ当面、検索要件については、相応の理由があればとりあえずはなくても許すとのこと。相応の理由とはなんぞやだが、基本的には「リソースがなくて(T_T)」でも許されるんじゃね、というはなしであった。

所感

なかなかたいへんなので、JIIMA認証を満たした会計ソフトウェア(まぁ有名どころはだいたい大丈夫でしょ)を有効に活用しつつ、元から紙のやつは結局紙を保険のために置いとく必要がありそう。

ちょっと無駄に要件厳しいように思う。

参考

Udemyの動画を参考にさせていただきました。

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